Organizar um evento de palestras é uma tarefa complexa que exige bastante tempo e dedicação. Desde o planejamento até a execução, há muitos detalhes a serem considerados. Neste artigo, vamos fornecer 10 dicas práticas para ajudar você a organizar um evento de palestras de sucesso.
Desde a seleção do local até a gestão dos palestrantes, vamos cobrir tudo o que você precisa saber para garantir que seu evento seja um sucesso! Ao planejar seu evento, não esqueça de visitar o elenco do Banco de Palestrantes e também a página de palestras e serviços para encontrar o profissional que você precisa.
Vamos começar?
1. Defina seus objetivos e o orçamento para o evento
Antes de começar a organizar seu evento de palestras, é importante definir seus objetivos. Pergunte-se: qual é o objetivo principal do seu evento? É aumentar a conscientização sobre um determinado tema? É promover a troca de conhecimentos entre especialistas? É fortalecer a marca de sua empresa? É solucionar algum problema específico em sua organização ou incentivar a mudança de comportamento em seus colaboradores?
Definir seus objetivos ajudará você a planejar o evento de forma mais eficaz e a definir a pessoa adequada.
Palestrantes de elevado conhecimento técnico são os mais indicados para conferências e debates entre especialistas, já palestrantes mais performáticos ou carismáticos funcionam melhor quando se deseja promover alguma mudança de maneira mais rápida.
Da mesma forma, definir com clareza qual o seu budget disponível (orçamento total para o evento) lhe ajudará a elencar prioridades e separar o valor correspondente. Aqui no Banco de Palestrantes você não paga taxas de comissão na contratação do profissional.
Lembre-se porém de que não se trata apenas do cachê do palestrante (por vezes comissão da agência se você usar uma), você precisa analisar custos do local onde o evento será realizado, de eventuais colaboradores como uma equipe de suporte técnico de som e luz, aluguel de equipamentos, limpeza, segurança, entre outros.
Busque um local onde seja comum a realização de eventos, que possua já o material necessário e que possa lhe oferecer um pacote fechado já com todos os custos, por vezes inclusive com a equipe de suporte técnico.
2. Escolha o local ideal
A escolha do local é crucial para o sucesso do seu evento de palestras. Certifique-se de que o local escolhido tenha capacidade suficiente para acomodar todos os participantes e que ofereça os recursos necessários para realizar as palestras, como equipamentos de som e iluminação.
Verifique também se o local tem uma boa localização, como funciona o estacionamento e também se é de fácil acesso para os participantes.
Em quais condições de limpeza o local é disponibilizado, como é a segurança do local e qual o período de uso, incluindo horas anteriores e posteriores ao evento.
Todos estes são detalhes a serem analisados na escolha do local.
3. Selecione os palestrantes com cuidado
A escolha dos palestrantes é uma das partes mais importantes do planejamento de seu evento de palestras, talvez inclusive a mais importante. Certifique-se de selecionar palestrantes que sejam especialistas para que seja transmitida a mensagem ou ideia que você precisa, ou mesmo para que possa elevar o debate ou troca de ideias entre especialistas.
Se for uma troca de ideias, você está contratando palestrantes que pensam diferente? Isto é essencial para que seu evento se torne mais rico e interessante, fornecendo diferentes pontos de vista e informações valiosas aos participantes.
Além disso, é importante que os palestrantes tenham uma boa habilidade de comunicação e sejam capazes de engajar a audiência.
Você precisa marcar uma conversa com os profissionais de seu interesse para alinhas ideias e objetivos, definir questões de pagamento e logística. Este é o famoso briefing
4. Planeje a logística com antecedência
A logística é uma parte crucial do planejamento de seu evento de palestras. Certifique-se de planejar todos os aspectos da logística com antecedência, como o transporte dos palestrantes, acomodação, alimentação e estacionamento.
Tudo isto precisa ficar muito bem definido no briefing que é feito no momento da escolha dos palestrantes.
Verifique se todos os detalhes estão em ordem antes do dia do evento.
Para facilitar a organização de eventos, você pode procurar por profissionais próximos a você. Utilize o filtro de Estado Sede do profissional aqui no Banco de Palestrantes, veja nesta página
5. Divulgue o evento de forma eficaz
Para garantir que seu evento de palestras tenha uma boa participação, é importante divulgar o evento de forma eficaz.
Se for um evento restrito a sua empresa, utilize de divulgação para criar curiosidade e expectativa em seus colaboradores, aumentando a percepção positiva em relação a participação no evento.
Para eventos com venda de ingressos ou abertos ao público você pode utilizar uma variedade de canais de marketing, como redes sociais, e-mail marketing e anúncios pagos de modo a para promover o evento e incentivar as pessoas a participar.
É como realizar uma venda, convencendo o público sobre os benefícios de participar de seu evento.
6. Crie um cronograma claro
Um cronograma claro é essencial para garantir que seu evento de palestras ocorra sem problemas. Certifique-se de criar um cronograma detalhado que inclua o horário de cada palestra, intervalos, sessões de perguntas e respostas e outras atividades. Verifique se o cronograma é viável e faça ajustes, se necessário.
Todas estas informações precisam estar muito bem alinhadas com a logística do evento e especificadas de maneira clara com os palestrantes selecionados para o evento.
7. Prepare o ambiente para as palestras e contrate uma equipe de suporte
A preparação do ambiente para as palestras é fundamental para garantir que os participantes se sintam confortáveis e possam se concentrar nas palestras.
Certifique-se de que o local esteja limpo e organizado e que as cadeiras estejam dispostas de forma adequada.
Verifique também se a iluminação e o som estão apropriados, se há o suporte correto para que o palestrante utilize seus slides. Uma equipe de suporte ou produtora de eventos pode lhe ajudar nesta etapa.
Contratar uma equipe de suporte é essencial para garantir que seu evento de palestras ocorra sem problemas, especialmente se você não possui experiência com a parte técnica de um evento.
Certifique-se de que a equipe seja composta por profissionais qualificados e experientes, que possam lidar com quaisquer problemas ou imprevistos que surjam durante o evento.
É comum um microfone não funcionar, dar interferência. Profissionais experientes são capazes de solucionar rapidamente estes imprevistos, garantindo assim a continuidade de seu evento em tempo breve e sem perder a atenção dos participantes.
8. Ofereça recursos para os participantes
E falando em participantes, oferecer recursos como materiais de apoio e informações sobre os palestrantes é uma ótima maneira de aumentar o valor do seu evento de palestras. Tente solicitar o endereço de email dos participantes, oferecendo em troca materiais que sejam úteis (que tragam valor). A coleta dos emails poderá ser útil também para medir o sucesso do evento, algo que falaremos em seguida.
Certifique-se de que esses recursos que serão oferecidos aos participantes estejam disponíveis no momento certo, que haja tempo hábil para que o participante veja o material antes do evento.
Alguns palestrantes desejam oferecer um material adicional pois buscam aumentar o número de seguidores em suas redes sociais ou mesmo oferecer posteriormente seus programas de mentoria, cursos ou treinamentos. A lista de emails dos participantes é um ativo valioso, porém a coleta destes dados precisa seguir políticas de privacidade claras para que o participante lhe dê o consentimento de compartilhar seu endereço de email com o palestrante.
Tenha atenção neste ponto, antes de montar uma lista de emails escreva de maneira clara a sua política de privacidade e como os dados serão tratados.
9. Monitore o feedback dos participantes
Monitorar o feedback dos participantes é importante para entender o que funcionou e o que não funcionou em seu evento de palestras. Certifique-se de oferecer um meio fácil para os participantes deixarem feedback, como uma pesquisa de satisfação ou um formulário online. Use esses comentários para melhorar futuros eventos.
Como você pode ver, a coleta dos endereços de emails será bastante útil e lhe ajudará a aprimorar eventos futuros.
Acompanhar as métricas é essencial para avaliar o sucesso do seu evento de palestras. Certifique-se de rastrear o número de participantes, o engajamento dos palestrantes, a interação da audiência e outras métricas relevantes.
10. Aprenda com seus erros e mantenha a calma quando surgirem imprevistos
Nem tudo vai sair como planejado em seu evento de palestras, mas é importante aprender com seus erros e entender o que foi uma lacuna de planejamento e o que foi um imprevisto que pode ocorrer.
Como você estará lidando com muitas pessoas (palestrantes, equipe de suporte, outros organizadores, participantes) há muitas variáveis envolvidas e que dependem de como as pessoas reagirão quando o imprevisto surgir. Por exemplo, seu planejamento pode ter sido excelente mas o palestrante pode ter tido um imprevisto, como a perda de um vôo por causa de mal tempo.
Tente guiar estes acontecimentos com leveza pois nós não temos o controle de todas as variáveis, mas podemos controlar a nossa reação. Ao manter a tranquilidade, você será capaz de encontrar soluções mais facilmente.
Sua equipe de suporte e também os demais palestrantes poderão lhe ajudar e encontrar uma solução de momento, portanto lembre-se que você não está sozinha/o e que todos os envolvidos estão trabalhando para o sucesso do evento.
Em resumo: organizar um evento envolve bastante trabalho mas sem dúvidas é uma experiência muito gratificante e que pode impactar realmente a vida de muitas pessoas, inclusive a sua! Faça sem medo, sempre buscando o melhor para os envolvidos e o sucesso virá com certeza!
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